重庆市交通运输委员会

关于印发《重庆市地方铁路建设项目

档案管理办法》的通知

渝交规〔2025〕1号

市交通执法总队、市交通规划发展中心，各地方铁路工程建设单位，有关单位：

《重庆市地方铁路建设项目档案管理办法》已经我委2025年第1次主任办公会议审议通过，现印发你们，请遵照执行。

重庆市交通运输委员会

2025年2月11日

重庆市地方铁路建设项目档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为了规范地方铁路建设项目的档案管理工作，确保项目档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在项目建设、运行和管理等方面的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《建设项目档案管理规范》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等相关法律法规，结合我市铁路建设和档案工作实际，制定本办法。

第二条  本办法适用于由市交通运输主管部门审批初步设计的新建、改扩建地方铁路（含专用铁路、铁路专用线等）工程项目的档案管理活动。

第三条  本办法所称地方铁路建设项目档案，是指自项目立项审批（核准）、招投标、勘察、设计、设备材料采购、施工、监理、检测至竣工验收全过程中形成的、应当归档保存的文字、图表、音像等形式的文件材料。

第二章  管理职责及工作要求

第四条  市交通运输主管部门依法依规统筹协调、督促、指导地方铁路建设项目建设单位做好档案管理工作，同时接受上级及同级档案主管部门的监督指导。

第五条  市交通工程档案馆依法依规负责地方铁路建设项目档案的登记、指导、培训、接收保管等日常管理工作，定期或不定期对地方铁路建设项目档案工作开展情况进行监督检查，督促各参建单位做好档案工作。

第六条  建设单位的职责：

（一）建设单位是项目档案工作的总责任单位，应贯彻执行国家、铁路行业和市级有关建设项目档案工作的法律法规和标准、规范，全面负责项目档案工作，实行统一管理、统一制度、统一标准。

（二）建设单位应做好项目档案管理登记工作，项目档案管理登记表共分为表一（附件1）、表二（附件2），分别由建设单位于开工后6个月内、初步验收后1个月内填报，保证登记全面、填报准确、上报及时。

（三）建设单位负责本单位形成的项目文件及勘察、设计、科研文件等外部文件的收集、整理和归档工作；负责项目档案的保管、鉴定、统计、利用和移交工作。

（四）建设单位应建立健全项目档案管理规章制度，明确分管领导，设立或指定档案工作机构，落实档案管理人员，保障档案工作经费，完善档案保管条件，做好对各参建单位项目文件收集、整理、信息化和归档工作的组织、协调、监督、指导，及时开展项目档案验收、汇总和移交。

实行委托代建的，建设单位应在合同（或协议）中明确代建单位档案工作职责，代建单位对合同（或协议）事项范畴内的档案工作负总责，建设单位依法依规做好监督和指导。

第七条  从事地方铁路项目建设的勘察设计、施工（含总承包）、监理等参建单位应按照国家、铁路行业和市级有关法律法规、标准规范和建设单位的要求，做好职责范围内项目文件的收集、整理、归档、保存和移交工作。

监理单位负责对监理范围内的档案质量进行审核，总承包单位负责对分包单位的档案质量进行审核。

第三章  项目文件的形成、收集与整理

第八条  项目档案应完整、准确、系统、规范、安全，真实记录和准确反映建设项目的规划、设计、施工及验收等全过程的实际情况，图物相符、技术数据可靠，保证其具有有效的查考利用价值和完备的质量责任追溯功能，满足项目建设管理和运营维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。

第九条  项目文件编制应符合国家、铁路行业和市级有关技术规范和标准的规定，文件应格式规范、内容完整准确、清晰整洁、编号规范、签字及盖章手续完备并满足耐久性要求；归档的项目文件应为原件，因故用复制件归档时，应进行说明或加盖复制件提供单位的公章或档案证明章，确保与原件一致。

已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档。

第十条  竣工图编制要求：

（一）地方铁路建设项目工程竣工图应完整、准确、清晰地反映项目工程的实际情况。

（二）竣工图一般由施工单位按照《建设项目档案管理规范》有关规定进行编制，建设单位指定由设计单位绘制或施工单位委托设计单位绘制竣工图的，应在竣工图编制说明、图纸目录上和竣工图上逐张加盖并签署竣工图审核章。

（三）竣工图绘制应符合铁路行业制图规范及标准，因变更发生的设计要素变化采用表格或其它合适的方式列入发生变更的图纸说明部分，做为版本变更说明。

（四）每册竣工图应编制竣工图封面、竣工说明及目录，封面宜延用原施工图设计图纸的字体规格及布置方式，竣工说明应包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况及修改完善情况、完工时间、《变更文件与竣工图对照一览表》（附件5）等，目录应在原图纸目录的基础上新增页次栏，并须在目录备注栏对发生变化的图纸标明“变化”、“新增”或“取消”。

第十一条  影像资料档案：

工程重要活动及事件、原始地形地貌、建设过程中的工程形象进度、隐蔽工程、关键节点工序、重要部位、地质及施工缺陷处理、工程质量、安全事故、重要试验检测、重要芯样、重要材料及设备进场验收、新材料新技术运用、竣工验收等应形成照片和音视频文件，主题突出、曝光准确、影像清晰完整。

数码照片应记录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出6英寸纸质照片与说明一并整理归档；照片档案的整理应符合《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》《录音录像档案管理规范》的相关规定要求。

第十二条  项目建设过程中形成的、具有查考价值的各种形式和载体的项目文件均应收集齐全，确保项目文件的齐全完整。

建设单位及参建单位应根据《重庆市地方铁路建设项目文件归档范围、保管期限及分类表》（附件3）规定，与项目建设同步进行归档资料收集，并实行预立卷制度。

第十三条  项目文件整理与归档应按《建设项目档案管理规范》及铁路行业相关规定执行，遵循项目文件的形成规律和成套性特点，分类科学、排序合理、装订规范。

第四章  项目档案的验收

第十四条  地方铁路建设项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，分初步验收和正式验收两个阶段。

未进行档案初步验收的，不得通过项目的初步验收；未经档案正式验收或档案正式验收不合格的项目，不得进行项目的正式验收。

第十五条  地方铁路建设项目档案初步验收由建设单位组织本单位档案人员、工程技术人员及相关行业技术专家成立验收组负责验收，形成验收报告。

建设单位组织验收会议，应组织设计、施工、监理等参建单位和运营管理单位或使用方的有关人员参加会议。

市交通工程档案馆应加强地方建设项目档案初步验收的检查和指导。

第十六条  地方铁路建设项目申请档案正式验收应具备下列条件：

（一）项目通过初步验收并投入初期运营；

（二）项目档案完成初步验收，并完成问题整改；

（三）完成项目文件的收集、整理、归档，实现项目档案的集中统一管理。

第十七条  地方铁路建设项目符合档案正式验收条件的，建设单位应及时向市交通运输主管部门提出项目档案正式验收申请；申请建设项目档案正式验收，需提交项目档案正式验收申请报告、《重庆市地方铁路建设项目档案正式验收申请表》（附件8）、项目档案初步验收报告、档案案卷目录。

第十八条  地方铁路建设项目档案正式验收由市交通运输主管部门以召集验收会议的形式进行。

地方铁路建设项目档案正式验收组由市交通运输主管部门、市档案主管部门、市交通工程档案馆、市交通运输综合执法机构等相关单位共同组成，必要时可邀请有关专业人员参加，成员一般为不少于5人的单数，组长由市交通运输主管部门人员担任。

地方铁路建设项目档案正式验收的会议议程、档案检查、档案评价按《重大建设项目档案验收办法》有关规定执行。

建设单位、代建单位、设计、施工、监理和运营管理单位或使用方的有关人员应列席会议。

第十九条  地方铁路建设项目档案正式验收合格后，验收组出具验收意见，档案验收意见需纳入竣工验收报告中。

验收不合格的由验收组提请建设单位对存在问题进行整改，整改后重新组织验收。

第五章  项目档案的移交、进馆

第二十条  建设单位负责接收全部项目档案，并做好汇总工作，编制全套档案归档案卷目录（附件7），编写项目档案整理情况说明。说明内容包括项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的问题。

第二十一条  地方铁路建设项目正式验收后三个月内，建设单位应向市交通工程档案馆办理档案移交手续，移交进馆档案只需提供复制件。

建设单位负责填写《重庆市地方铁路建设项目进馆移交单》（附件9），按《重庆市地方铁路建设项目进馆清单》（附件10）中规定的内容向市交通工程档案馆移交。如项目完成信息化工作的可提交电子版。

第六章  项目电子档案

第二十二条  地方铁路建设项目建设单位应统筹组织其他参建单位共同参与、积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

电子文件归档与电子档案管理工作应纳入档案初步验收和正式验收内容。

第二十三条  电子文件及纸质文件数字化的形成和保存应符合《建设项目档案管理规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》和《纸质档案数字化技术规范》等标准要求。

第二十四条  各参建单位使用数字证书进行有效电子签名、电子签章等技术手段时，应当符合国家相关法律法规和技术标准。

第二十五条  项目电子档案完成整理后，由建设单位负责对文件信息包进行鉴定和检测，包括准确性、完整性、可用性、安全性及载体外观等内容；鉴定和检测后，由相关责任人确认归档，赋予归档标志。归档标志中应当含有归档责任人、归档时间、文件信息包名称等信息。

建设单位应当在项目正式验收后3个月内，向运营管理单位或使用方移交项目电子档案和查阅工具，同时向市交通工程档案馆移交列入接收范围的项目电子档案。

第七章  附  则

第二十六条  本办法由市交通运输主管部门负责解释。

第二十七条  本办法自2025年4月1日起施行。