关于印发《滁州市公共资源交易项目档案管理办法》的通知

各县（市、区）公管局、档案局、交易中心，各相关单位：

现将《滁州市公共资源交易项目档案管理办法》印发给你们，请按照要求认真抓好贯彻落实。

滁州市公共资源交易监督管理局             滁州市档案局

     2021年7月29日

滁州市公共资源交易项目

档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强公共资源交易项目档案管理，确保公共资源交易项目档案真实、完整、安全保管与有效利用，统一公共资源交易项目档案收集、整理、立卷装订、接收和调阅利用的标准，提高全市公共资源交易项目档案整理质量，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《电子招标投标办法》《档案管理违法违纪行为处分规定》和国家有关规定，结合滁州市公共资源交易管理工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称公共资源交易项目档案，是指在公共资源交易活动过程中直接形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、影像、电子文件等不同形式和载体的项目交易历史记录。

第三条 公共资源交易项目档案是国家档案的重要组成部分，办法适用于本市行政区域内进入平台交易的工程建设、政府采购、建设用地使用权和矿业权出让、国有产权交易的档案管理，建设用地使用权和矿业权出让形成的档案由项目单位自行保管。

第四条 下列术语的定义分别为：                   

（一）档号，档号即以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

（二）电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（三）归档电子文件，指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（四）元数据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

（五）物理归档，指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向有关单位移交的过程。

（六）真实性，指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

（七）完整性，指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（八）安全性，指为防止把计算机内的机密文件泄露给无关的用户，必须采取某种安全保密措施，这些措施的有效程序如何就称为计算机系统的安全性或保密性。

（九）有效性，指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

第二章 职责与分工

第五条 公共资源交易项目档案工作实行统一领导，分级管理。各级公共资源交易主管部门负责公共资源交易项目档案监督工作，各县（市）公共资源交易中心负责管理本行政区域内的交易项目档案接收、保管和提供利用服务等。

第六条 各县（市）公共资源交易中心依法接受档案主管部门和公共资源交易主管部门的监督和指导。

第七条 交易项目档案按照“谁委托谁负责、谁代理谁移交”的管理要求，项目单位应督促代理机构移交档案。代理机构应及时收集、整理、立卷和移交档案。

第八条 交易项目档案由县级以上交易中心保管，任何单位和个人不得据为己有或擅自销毁，具体负责交易项目档案的接收、保管和提供利用服务等，未经批准任何单位和个人不得查阅利用交易项目档案，必须做好交易项目档案的安全保管和保密工作。

第九条 交易中心应当做好归档业务的指导工作，确保交易项目档案的可用性和安全性。项目单位、交易响应方和代理机构对各自电子（纸质）文件材料的真实性、完整性和可用性负责。

第十条 代理机构应在公共资源交易项目中标(成交)通知书发出之日起30个工作日内将交易项目档案移交至交易中心接收。发现移交归档文件材料存在不齐全、伪造或者未按交易项目档案要求整理的，交易中心应当拒绝接收，并要求项目单位或代理机构在7日内补齐相关材料后，方可办理档案接收。

第十一条 交易中心应当建立交易项目档案移交提醒机制，利用信息化手段提示未按时归档的代理机构。

第十二条 在公共资源交易专项业务活动中，因特殊原因交易项目暂停招标、延迟招标、终止招标或项目流标等情况的，项目所有文件材料由项目单位自行保管。

第三章 项目档案的归档与保管

第十三条 交易项目档案报送交易中心部门审核后，移交交易中心验收。交易项目档案一式三份，分别由项目单位、交易中心和代理机构妥善保存。

第十四条 在公共资源交易专项业务活动中形成的电子文件，应当按照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38—2008)《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)和《录音录像档案管理规范》(DA/T 78—2019)的要求进行整理归档，并对归档电子文件的形成机构、技术特征、内容结构及其管理过程等背景信息与元数据进行相应归档。

第十五条 交易项目档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般为30年和15年，各类电子（纸质）交易项目档案的归档范围包括但不限于《公共资源交易文件材料归档范围和档案保管期限表》。交易项目档案的保管期限,从交易年度终了后的第一天算起。交易项目档案的保存期限一般不得少于15年，开标、评标现场音像资料作为交易项目档案的重要组成部分一并保存。

第十六条 项目单位或代理机构必须确保公共资源交易文件材料的真实、齐全、完整和有效，包括：1、项目资料是否有遗漏；2、纸张、字迹是否符合长期和永久保存要求；3、签字、盖章是否齐备等。

第十七条 代理机构因公司解散、终止业务代理资格的，应当在收到通知之日起30日内将前期所代理的交易项目档案移交至交易中心。

第十八条 交易中心按照市档案馆要求，定期向同级国家综合档案馆移交交易档案。因发生不可抗力等特殊情况，交易中心可以提前向同级国家综合档案馆移交项目档案。

第四章 项目档案的利用与销毁

第十九条 交易中心应当积极开发交易项目档案信息资源，满足调档单位对交易项目档案的利用需求。

第二十条 涉及国家秘密、商业秘密和参与招标投标方秘密的交易项目文件材料，应当遵守国家有关保密的法律法规。项目单位进场交易涉密项目的，可根据工作需要书面向市公共资源交易主管部门提出自行保管交易档案的申请，经批准后方可自行保管。

第二十一条 档案调阅利用的群体有执法机关、司法机关及相关的政府部门。

第二十二条 其他有关单位委托的律师需要调阅利用档案的，需同时提供律师所在单位的调档函、律师证和法院委托律师的调查令。

第二十三条 查阅利用交易项目档案时，应填写《公共资源交易项目档案利用效果登记表》，携带身份证或工作证等证明个人信息的原件，经交易中心领导同意后，方可办理调阅。

第二十四条 项目档案不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当经交易中心领导签批。

第二十五条 交易项目档案借用单位应当妥善保管和利用借入的交易项目档案,确保借入交易项目档案的安全完整,并在规定时间内归还。

第二十六条 档案管理人员应当核对调阅利用者与《公共资源交易项目档案利用效果登记表》上填写的姓名及调阅者人数是否一致。

第二十七条 查阅利用交易项目档案过程中，不得出现涂改、抽取、撤换、添加或损坏档案等行为。

第二十八条 市公共资源交易主管部门应当成立档案鉴定小组，对保管期满的交易项目档案及时进行鉴定。鉴定小组由市公共资源交易主管部门和交易中心组成。对保管期满，不再具有保存价值、确定销毁的档案，应当清点核对并编制档案销毁清册，形成销毁意见书，经交易中心领导审批后按程序销毁。销毁电子（纸质）交易项目档案时，档案鉴定销毁领导小组不少于3人参加现场监销，录制监督销毁影像，销毁后在销毁清册上签字确认，并做永久保存。

第五章 其 他

第二十九条 档案管理人员要做好交易项目档案实体安全、信息安全等检查工作，及时消除安全隐患，认真记录检查、整改情况。

第三十条 公共资源交易主管部门根据工作需要，对本行政区域内进场交易的档案移交情况进行通报。

第三十一条 对于违反国家有关规定，拒绝归档或造成交易项目档案失真、损毁、泄密、丢失等情形的，依照《档案管理违法违纪行为处分规定》等有关规定及时向同级档案主管部门反馈。

第三十二条 档案库房专用设施主要包括档案专用运输设备、档案装具、档案保护技术设备、档案防磁柜和专用信息化设备等。

第三十三条 档案室重要电子档案保管和利用场所应满足安全屏蔽要求。档案室建筑应严格执行现行防火规范，档案库等重要用房应设置火灾自动报警设施，并采用相应的灭火系统。

第三十四条 纸质档案整理执行附件2《滁州市公共资源交易项目纸质文件归档整理规范》。

第三十五条 电子档案整理执行附件3《滁州市公共资源交易项目电子文件归档整理规范（试行）》。

第三十六条 本办法由滁州市公共资源交易监督管理局、滁州市档案局负责解释。

第三十七条 法律法规或国家行业主管部门对公共资源交易项目档案管理另有规定的，从其规定。

第三十八条 本办法自公布之日起施行，原《滁州市公共资源交易项目档案管理办法》（滁公管〔2016〕20号），原《滁州市公共资源交易项目档案技术操作规范》（滁公管〔2016〕21号）自动废止。

附件：1.公共资源交易文件材料归档范围和档案保管期限表

2.滁州市公共资源交易项目纸质文件归档整理规范

3.滁州市公共资源交易项目电子文件归档整理规范

（试行）

附件1

公共资源交易文件材料归档范围和档案

保管期限表

附件2

滁州市公共资源交易项目纸质文件

归档整理规范

为进一步加强交易项目档案管理工作，统一交易项目档案收集、整理和立卷等标准，提高交易项目档案整体质量，根据《滁州市公共资源交易项目档案管理办法》，制定本规范。

第一条 公共资源交易文件材料的收集、整理和立卷。

（a）交易项目档案是指在公共资源交易活动中形成的文字、图纸、图表及声像材料等，可分为项目开标前材料、项目开标材料、项目评审材料、项目中标（成交）材料和其它有关材料。

（b）项目代理单位对公共资源交易各环节形成的材料要及时收集，并妥善保管。

第二条 项目代理单位负责向项目单位、公共资源交易监管部门、公共资源交易中心和投标单位收集公共资源交易活动过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等材料。

第三条 项目完成后，项目代理单位应及时对各类文件材料和电子材料原件收集，因特殊情况项目单位无法提供原件的，项目单位应当在复制件上加盖本单位公章，注明“经核对复制件与原件完全一致”字样和原件归档地点。

第四条 项目代理单位应将公共资源交易文件材料妥善保管和保密，项目代理单位应当与交易中心签订《公共资源交易项目档案保密协议》，项目代理单位不得将在代理活动中收集和形成的项目文件材料对外散布，并制定严格的业务材料使用、保管和保密规定。

第五条 交易项目档案原则上按“卷”管理，当单本文件材料过厚时（大于5cm），可将材料按顺序分册装订，封面相同注明（一）、（二）、…册。投标人的投标文件正本及其它不可拆装的文件材料可以自然成册存档。

第六条 公共资源交易文件材料整理装订必须按照卷内目录题名顺序依次排序，招标工程量清单及招标控制价根据实际厚度决定是否装订成卷。

第七条 项目基本文件材料全部列入卷内目录，如项目材料与卷内目录题名不能对应的按实际操作顺序归入需要存档的其它材料。

第八条 卷内目录（表1）采用表格形式,应排列在卷内文件首页之前，表格栏目设置包括：序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、具备状况、页号、备注。各栏目具体填写要求：(1)序号：应依次标注卷内文件排列顺序；(2)文件编号：应填写卷内文件文号；(3)责任者：应填写发文单位名称；(4)文件题名：应填写公共资源交易文件材料划定的归档范围名称或简称；(5)日期：应填写发文日期；(6)具备状况：应根据卷内是否生成该题名文件，分别填写“有”或“无”；(7)页号：应填写每份文件材料所在的位置，如（第几页）必须与后置文件材料页号一致，对未装订的文件材料应填（另附），页号编写于文件资料正面右下角处，反面左下角处。每卷单独编号，页号从“1”开始。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。已有页号的文件可以不再重新编写页号，其它卷内文件文字页均需编写页号；(8)备注：应填写需要附加说明的事项和其它另存的档案，例如：多次开标的应填写（一次、二次、…），移交时只需提供最终开标成功的中标人的投标文件正本，对另附材料的应填写（共几卷，共几张光盘）公告代交易文件等。

第九条 卷内备考表（表2）设置包括：互见号、说明、立卷人、立卷日期、检查人和检查日期，应排列在卷内全部文件之后。

(1)互见号：应填写与该项目相关各类归档材料的档号。

(2)说明：应标明案卷内全部文件总页数以及招标过程中发生的重要事项或项目招标未正常开标成功的原因，如第一次开标时间、地点、开标情况、结果；二次或三次…、确定XX单位为中标候选人、中标金额等，如没有需要特别说明的事项可以不填写；

(3)立卷人：应由项目代理单位立卷责任者签名或盖章；

(4)立卷日期：应填写完成立卷的时间。

(5)检查人：应由档案管理人员签名或盖章；

(6)检查日期：应填写案卷质量审核接收的时间。

第十条 档案管理人员要建立交易项目档案案卷目录（表4），案卷目录采用表格形式，表格栏目设置包括：序号、档号(表3)、项目编号、案卷题名、总页数、保管期限、备注。各栏目具体填写要求：

(1)序号：应填写流水顺序号；

(2)档号：应由档案管理人员统一填写。

(3)档号格式：全宗号-档案类别代码·年度-保管期限-案卷号。全宗号：滁州市中心为0111;天长市中心为J077;明光市中心为A503;全椒县中心为0133;来安县中心为J104;凤阳县中心为J066;定远县中心为J031。档案类别代码分别为：CZGC(滁州工程建设类)，CZCG(滁州政府采购类)，CZCQ(滁州建设用地使用权和矿业权出让等其他类)；年度用4位阿拉伯数字表示，如2019；保管期限代码分别为：Y（永久）、D30（30年）、D15（15年）；同一类别、同一年度、同一保管期限的案卷号从0001开始编写。例：0111-CZCG·2019-Y-0032表示滁州政府采购类2019年保管期限为永久第32卷；0111-CZCQ·2019-D30-0003表示其他类2019年保管期限为30年第3卷档案；

(4)项目编号：应填写公共资源交易中心项目招标时生成的编号；

(5)案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容，主要包括建设项目、阶段名称、文件类型名称等。例如：XX县（市、区）XXX项目招标的申请表、法人授权委托书、代理抽签表、代理合同、招标公告、交易文件、中标通知书、施工合同、中标公示等文件材料；

(6)总页数：应填写案卷内全部文件的页数之和；

(7)保管期限：应填写永久、30年、15年；

(8)备注：应根据管理需要填写案卷的互见号或者存放位置等便于提供利用的信息。

第十一条 交易项目档案案卷封面（表5）设置包括：档号、案卷题名、项目编号、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。

（1）档号：应由档案管理人员统一编写。

（2）案卷题名：同（第十条.5）案卷题名；

（3）项目编号：应填写公共资源交易中心项目招标时生成的编号；

（4）立卷单位：应填写项目代理单位全称。例如, XX市睿哲睿晨工程咨询股份有限公司，并需要加盖公章；

（5）起止日期：应填写卷内文件形成的最早和最晚的时间“年、月、日”。例如：20190818—20200818。

（6）保管期限：应填写组卷时依照有关规定划定的最高保管期限。

（7）密级：应填写卷内文件材料中的最高密级为本卷密级，如无密级文件的，可以不填写。

第十二条 在装订前应去除金属物，如订书针等。案卷内超出卷盒幅面的文件资料应折叠。文件材料装订建议使用A4（297×210mm）幅面，装订前应当将文件材料以左侧和下侧统一对齐，在文件材料左侧打出三个孔，上下孔位置应距离上下两端5-7cm处，外延间隔2cm处，中间孔自然居中对齐，外侧整体对齐，用棉线三孔双线加固（线头应藏在案卷背面中端洞孔内），打孔装订以不压卷内文字为主。

第十三条 三孔双线加固方法：根据文件材料厚度适当取线，穿入针孔内形成双线。第一步将针自下而上穿入第一个孔，留下余线长度须大于第一孔与中间孔之间的距离，按逆时针方向延外侧自下而上再次穿入同一孔内。第二步将针自上而下穿入中心孔，按顺时针方向延外侧自上而下穿入中心孔穿线。第三步将针自下而上穿入第三个孔，按逆时针方向延外侧自下而上再次穿入同一孔内。第四步将针线从正面自上而下穿入中间孔，在档案材料背面将余线系死结，剪去多余线头后，将打结线头压于中间孔内即可。

第十四条 案卷装具可采用交易项目档案卷盒并应符合下列规定：

1、案卷封面、卷内备考表宜采用150g无酸牛皮纸制作，幅面应统一采用A4（297×210mm）幅面。

2、卷盒外表面规格（表6、表7）为：310mm × 220mm，脊背厚度可根据需要设定（20、30、40、50、60mm）。

3、卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。

4、卷盒面设置除增加公共资源交易档案字样,其它与案卷封面相同。

• 案卷脊背设置依次为：全宗号、档案类别、年度、保管期限、案卷号、盒号。

表1 卷内目录样式

卷内目录

项目单位授权委托人（签字）：           代理项目负责人（签字）：

注：具备状况：根据卷内有或无是否生成该题名文件，分别填写“有”或“无”。

备注：填写需要附加说明的事项，例如，中标候选人的投标文件正本有3卷或有3张光盘，需在相应的备注栏填写“共3卷”或“共3张光盘”。

表2 卷内备考表样式

卷内备考表

表3 档号编制样式

    XXXX-CZGC·2021-Y-0001

案卷号  

                               保管期限代码

                               年度

                               档案类别

                               全宗号

表4 案卷目录样式

  案 卷 目 录

表5 案卷封面样式

档号：                   

滁州市公共资源交易监督管理局

  项目编号                           

  立卷单位                           

  起止日期                           

  保管期限                           

  密    级                           

表6 卷盒封面样式

档号：                   

滁州市公共资源交易监督管理局

公共资源交易档案

  项目编号                           

  立卷单位                           

  起止日期                           

  保管期限                           

  密    级                           

表7 卷盒脊背样式 

D=20、30、40、50、60

单位统一为mm

附件3

滁州市公共资源交易项目电子文件

归档整理规范（试行）

第一条 为规范公共资源交易项目电子文件的形成、归档，确保交易项目电子档案的真实性、完整性、可靠性、可用性和安全性，统一电子文件归档、安全保管与有效利用，根据《滁州市公共资源交易项目档案管理办法》，制定本规范。

第二条 本市行政区域内公共资源交易活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

第三条 项目代理主体负责电子文件原始记录材料的收集、整理和移交工作，保证电子文件的真实性、完整性和可用性。

第四条 电子文件采取在线归档方式。不能在线归档的纸质文件应当形成数字副本一并归档。在公共资源交易活动过程中直接形成的具有保存和利用价值的纸质文件材料，由项目单位及其委托的代理机构整理后，保存和保管。

第五条 交易活动完成后，项目代理机构进行电子签名，并将形成的电子文件及其元数据推送或导入电子档案管理系统的预归档库。

第六条 交易中心档案人员对预归档库中整理完毕的归档电子文件进行“四性”检测，方可接收并添加个人电子签名。

第七条 电子档案数据管理实行系统管理员、系统安全保密员和系统安全监督员“三员分立”，科学划分电子档案数据管理人员的权限与责任。

系统管理员：负责电子档案全文打印、下载，以及电子档案数据修改、导入、导出工作。电子档案数据修改工作，需经中心领导签批，并填写备注留存。

系统安全保密员：具有电子档案管理系统中所有操作权限，但只允许根据中心主任审批通知承担电子档案管理系统使用权限合理划分的责任，但不允许对档案数据库使用数据增加、修改、删除的权限。

系统安全监督员：负责电子档案删除流程监督工作。

第八条 交易项目电子档案形成后，相关各方可根据档案调阅要求申请电子档案调阅、下载权限，自行调阅或下载经授权后的交易项目的电子档案材料，交易中心应加盖档案证明电子专用章。

第九条 电子数据上传至电子档案管理系统，电子档案管理系统必须满足于《电子档案管理系统基本功能规定》等有关文件的要求。交易项目电子档案形成的过程中，存在少量的纸质文件需要数字化处理，项目代理机构应按照《纸质档案数字化规范》(DA/T31)的要求执行。

（一）档案扫描

1、基本要求：档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

2、扫描设备：（1）扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。（2）超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标版等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。（3）应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。

3、扫描色彩模式：（1）为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。（2）页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描。

（3）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，也可采用黑白二值模式进行扫描。（4）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，也可采用灰度模式扫描。

4、扫描分辨率：（1）扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。（2）扫描分辨率应不小于300dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。（3）如有COM输出、仿真复制、印刷出版等其他用途时，可根据需要调整扫描分辨率。需要进行COM输出的档案，扫描分辨率建议不小于于300 dpi；需要进行高精度仿真复制的档案，扫描分辨率建议不小于600 dpi；需要进行印刷出版的档案，可结合档案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等选择合适的分辨率。     

5、存储格式：（1）纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。

（2）纸质档案数字图像利用时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为PDF等其他格式。

（3）同一批档案应采用相同的存储格式。

6、图像命名：（1）应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。（2）建议将数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像命名。（3）数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档案的档号对图像命名。（4）应科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。

（二）图像处理

1、图像拼接：对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

2、旋转及纠偏：对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

3、裁边：如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

4、去污：如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

5、图像质量检查：（1）数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。（2）对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。（3）数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。（4）对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。

（三）数据挂接

1、应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。

2、逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。 

（四） 验收指标

能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。

第十条 电子文件在形成过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式。能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的电子文件，视为符合法律、法规要求的书面形式。除法律、法规规定不适用的情况外，经第三方认证的可靠的电子签名与手写签名或盖章具有同等的法律效力。

第十一条 公共资源交易项目电子交易系统、电子服务系统、专家管理系统及其网络系统，必须符合国家信息安全等级保护标准，应采取稳妥的身份识别、权限控制、防计算机病毒、防木马及防攻击等技术措施，以确保电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。各系统要对元数据捕获节点与内容进行规划，将应由系统捕获的电子文件元数据全部形成并捕获，积极实现电子档案单套制管理要求。

第十二条 电子文件归档流程（表1）

项目代理主体负责公共资源交易电子文件的收集、整理、立卷、移交，中标通知书或成交确认书发出后30个工作日内，项目代理主体负责在公共资源交易中心拷贝交易项目的开标、评标活动全流程录音录像资料。项目代理主体负责将需要归档的电子文件收集传至电子档案系统后，将开标、评标活动全程录音录像资料刻录在档案级光盘，移交项目单位确认电子文件的内容是否真实、完整、安全、有效。项目单位将审核验收的电子档案接收后，应当签字确认。项目代理主体将项目单位验收签字材料转换为电子文件传至电子档案管理系统，并申请交易中心验收归档。

第十三条 物理归档与逻辑归档               

物理归档：把计算机及其网络上的电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，并向档案部门移交的过程。可分为网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。

逻辑归档：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。即文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，便于档案部门的管理和控制，同时使档案部门和其他档案用户能够通过网络直接查阅利用该电子文件。

第十四条 保管录音录像档案及电子光盘，应按照《滁州市公共资源交易项目档案管理办法》第十四条执行。

第十五条 电子文件信息填写

电子文件材料下载在电子光盘上的，应当选用档案级光盘，并装入光盘盒内。填写说明（表2）：1、全宗名称：填写载体内归档电子文件所在全宗的名称。2、全宗号：填写档案馆分配给载体内归档电子文件所在全宗的编号。3、年度：填写电子文件的归档年度。4、档案类别：填写载体内归档电子文件所属的档案种类（如：文书档案、科技档案、照片档案）。5、数据量：填写载体内归档电子文件的总字节数，以“MB”为单位，精确到小数点后 1 位。6、档号：档案系统自动生成的一组代码。档号格式（表3）：全宗号-档案类别代码-电子载体代码·年度-保管期限代码-案卷号。7、脱机载体编号：填写归档电子文件存储载体的唯一标识。一般由组织机构代码（或档案馆代码）、年度、存储载体代码、排列顺序号四部分组成。其格式为：组织机构代码（或档案馆代码）-年度-存储载体代码-排列顺序号。年度为归档电子文件的移交年度。光盘的存储载体代码用字母“CD”表示。排列顺序号为用阿拉伯数字表示的年度流水号。8、项目编号：应填写交易文件的项目编号。9、套别：填写存储归档电子文件载体的套型，分别为：封存保管、查阅利用、异地备份、移交接收。10、刻录日期：填写归档电子文件刻录至载体的日期。

第十六条 信息室应当制定完善的电子档案保管及数据备份制度，确保电子档案系统安全，使用便捷高效。

第十七条 电子文件材料收集范围、调阅利用、档案销毁等有关要求，参照《滁州市公共资源交易项目档案管理办法》执行。

第十八条 不断优化公共资源交易项目电子档案管理系统，完善电子文件的收集、整理、保护、开发和利用等方面的功能，做到能够及时准确的录入经验收合格的电子档案，方便查找调阅利用和安全高效。做到入库的电子档案光盘录入信息准确，档号编排无误，光盘垂直摆放有序，调阅利用便捷等有序管理和高效服务的功能。

第十九条 市公共资源交易中心应当组织项目单位和项目代理主体开展电子档案培训，并将有关教学视频及操作手册公开发布，便于有关各方了解电子档案的功能。

表1 电子文件归档流程图

表2 光盘盒标签格式

光盘盒标签