省监狱管理局关于印发《湖北省监狱机关公文处理实施办法》的通知

各监狱、省未成年犯管教所，局沙洋办事处：

《湖北省监狱机关公文处理实施办法》已经局长办公会议审议通过，现印发给你们，请结合实际，认真遵照执行。

湖北省监狱管理局   

    2024年4月30日

湖北省监狱机关公文处理实施办法 

第一章  总则

第一条  为了适应新时代监狱工作需要，推进监狱系统公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）、《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）、《司法部机关公文处理办法》《湖北省司法厅机关公文处理实施办法》等的有关规定，结合全省监狱实际，制定本办法。

第二条  本实施办法所指的公文（包括电报，下同），是指省监狱管理局（党委）实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策及司法部、省委、省政府的决策部署，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  各监狱、省未成年犯管教所，局沙洋办事处，楚垣集团公司，局机关各处（部）室，要高度重视公文处理工作，认真落实《条例》和本实施办法，切实加强对本单位（部门）公文处理工作的领导和检查。

第六条  省局办公室主管省局机关公文处理工作，并对全省监狱系统公文处理工作进行业务指导和督促检查。各监狱（所）、局沙洋办事处办公室主管本机关的公文处理工作，并对各部门和下属单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章  公文种类

第七条  《条例》规定的公文种类有：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。省监狱管理局机关常用公文种类有：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

（一）决定。适用于对全省监狱工作重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；作为下行文，下级机关应当遵照执行；作为平行文，仅供对方参考。

（三）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（五）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（六）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（八）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第八条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如果发文机关认为有必要，也可对不涉密的公文标注份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，密级和保密期限之间可用“★”隔开，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。