附件4

档案管理制度

档案人员岗位责任制

1.认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》、《安徽省档案条例》等法律法规和档案业务标准、规范以及本单位有关档案管理制度。

2.负责本单位形成的各种门类、各种载体的档案及有关资料的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。

3.忠于职守，努力提高业务水平，做好学校档案服务工作，为各项工作提供优质服务。

4.做好本单位档案保密、查借阅登记和库房“九防”工作，确保学校档案的完整与安全。

文件材料收集整理制度

1.应当依据制定的文件材料归档范围及保管期限表所划定的归档范围，认真做好各类文件材料的收集归档工作。

2.各类文件材料于次年6月底前完成归档，并移交综合档案室。

3.归档文件材料要收集齐全完整，做好分类，剔除不应归档材料，区分保管期限，做到类目明确，条理清晰。

4.归档文件的制成材料应能够长久保存，用墨、用纸符合相关标准。

5.归档的文件材料应为原件，复印件需要加盖公章。

6.归档时应按规定履行交接手续。

档案借阅利用制度

1.外单位人员查阅须持正式介绍信并表明查阅内容和目的，经单位领导批准后方可查阅；本机关人员查阅档案限于与本职工作有关的档案，特殊情况需经领导批准后，方可查阅。

2.查档人员，必须履行登记手续。

3.查档人员不得将档案原件拆叠、卷曲、圈点、划杠、涂改、批注、污损，不得撕毁、抽取档案原件。

4.复制、抄录档案资料，应经档案管理人员同意并加盖公章，方能有效。

5.档案管理人员要做到热情接待，耐心查找，做好服务工作，最大限度地发挥档案的作用。

档案移交制度

1.本单位形成的文件材料办理完毕后，由办公室集中收集，按时归档。

2.各科室、部门形成的文件材料，由各科室、部门分别收集、整理、立卷，并于次年六月底前将案卷及目录一并移交综合档案室归档。

3.移交档案时，编制档案移交清册一式二份，交接双方须在移交清册上签名分别保存，并当场清点核对所移交档案。

4.档案人员工作调动时，应及时办理交接手续。

档案保密制度

1.存放档案须在专用库房，库房须安全、牢固，门窗要加固。

2.档案工作人员和档案利用人员，必须认真执行《保密法》及有关保密管理规定，对涉密档案管理按国家涉密管理规定执行。

3.明确不同密级档案的使用范围和借阅办法并严格遵守。

4.档案管理和利用过程中，不得在公共场所、家庭、信件、电话、网络中谈论、书写密级档案内容。

5.不得私自摘抄、外传、出售、销毁密级文件和资料。

6.档案工作人员在调离工作前，必须将档案、资料逐件点交清楚，离职后对所了解的机密情况不得泄漏。

7.如发生档案丢失或泄密情况，必须及时上报，立即追查，并采取补救措施，严肃处理相关责任者。

档案室出入管理制度

1.非档案管理人员或未经许可，不准擅自进入档案室。

2.查阅档案资料须履行登记手续，并在指定地点阅览，阅览完毕应立即归还。档案原件一般不外借，如特殊需要，经有关领导批准后，方可借阅，时间不得超过5天。

3.对文件材料进行分类，归档材料必须齐全完整、层次分明、类别准确，符合其形成规律。

4.档案柜要按类、按序编号，整齐排列，便于查找；按规定编制档案纸质目录，并建立规范的电子目录数据库。

5.档案室须专人管理，妥善保管钥匙，离开档案室时，必须检查好门、窗，加强防范措施。

6.定期检查档案资料的保存情况，如发现损坏、霉变、虫蛀，立即采取治理修复措施。

7.档案室内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。

8.档案室应保持清洁卫生、通风干燥，要有防光、防盗、防高温、防火、防潮、防尘、防有害生物、防污染等安全措施，定期检查电气设备、消防器材等设施，保证安全可靠。

9.对档案室的档案资料要做到勤检查，发现问题及时报告，并采取必要的措施。

附件5

档案安全应急预案

为有效预防、及时控制和迅速消除档案突发灾害事件，确保档案资源安全，根据《档案工作突发事件应急处置管理办法》等有关规定，结合工作实际，特制定本预案。

一、工作原则

预防为主、档案为重、应急联动。

二、适用范围

本预案中所指灾害为自然灾害和突发性事故。自然灾害包括水灾、地震等。突发性事故包括火灾、档案丢失、档案被盗、档案泄密、档案服务器系统崩溃等。上述灾害如对档案造成威胁，出现险情，应及时组织抢救。

三、组织领导

成立档案安全应急小组，××领导×××任组长，××领导×××任副组长，各股室负责人任成员。负责部署、检查档案安全工作;宣布应急状态的启动和解除;全面指挥调动应急工作队，调配应急资源，按程序实施应急抢险。

四、工作目标

    1.采取最有效措施消除对档案资料的安全威胁。

2.保护未受损的档案资料。

3.抢救已受损的档案资料。

五、工作重点

(一)重点区域为档案库房;

(二)抢救顺序

1.文书档案;2.会计档案;3.科技档案;4.声像档案;5.专业档案;6.实物档案;7.档案目录和检索工具。

六、应急保障措施

1.建立健全应急安全培训制度，加强安全教育，增强防灾减灾意识，定期组织安全应急演练。

2.健全与消防队等专业队伍的联动机制。当灾害发生时，能够协助专业部门开展自救互助，最大限度减少损失。

3.抢险救灾小组成员应熟悉抢险岗位、职责及救灾设备存放位置、使用方法。

4.完善抢险救灾器材配置，保障后勤供给。消防器材定期检测更换，保证消防通道畅通。

5.定期安排专业人员对档案室各类设备进行检测，确保其正常运转。

6.档案库房、办公室严禁吸烟、使用明火，严禁存放易燃易爆物品。

7.档案库房实行专人管理，非库房管理员未经允许不得出入库房。

8.库房管理员对进、出库房的档案要逐卷清点，加强对利用档案的监控，利用完毕应及时检查，归还上架。

9.选择安全可靠的档案软件系统和存储设备，对电子数据实行实时备份，定期开展重要档案数据异地备份。

七、应急预案

(一)一般性灾害操作步骤

1.发现档案室有异味或墙面、地面、暖气漏水等现象，应立即报告领导小组，查找险源。如险情不大，能自行处理的，要立即采取切实可行的办法迅速排除险情。事后，将发现险情及排除情况上报，查明原因，堵塞漏洞。

2.发生虫害、鼠害时，库房管理员应立即采取措施，对档案进行消毒、杀虫灭鼠处理，防止交叉感染;对受损档案及时进行修复，并将情况及时上报。

(二)较大灾害操作步骤

1.较大火情

(1)发现火情立即发出警报，提醒灭火和疏散，同时切断电源，向领导小组汇报。

(2)抢险救灾队利用附近的移动消防器材进行灭火，同时拨打消防报警电话，明确说明受灾地点。

(3)在可能的情况下，组织实施档案资料抢救搬运工作。发生小范围局部火情时，转移至同楼层安全区域;火情严重时，转移至楼外安全区域。档案转移应由专人负责。

(4)及时向消防人员介绍险情，一切听从其专业指挥。

2.较大水情

(1)发现进水情况，应立即通知领导小组，同时迅速切断水源，立即启用工具、设备排水。

(2)迅速组织人员查找原因，堵塞漏洞。

(3)领导小组视档案库房进水情况，确定档案转移处理意见，立即组织实施。档案转移由专人负责。

(4)当遇强降雨时，库房管理员必须及时检查库房渗漏情况。发现严重渗漏，应立即向领导小组报告，派专人抢修和维护，库房管理员负责渗漏范围内的档案处理。

3.档案被盗、泄密

(1)应及时保护案发现场，向领导小组报告。

(2)向公安机关报案，积极提供破案线索。

(3)档案员提供准确的失窃、泄密档案种类、数量等情况。

(4)查明原因，追究责任，总结改进。

(三)重大灾害操作步骤

发生威胁档案安全，同时又伤害人身安全的灾害，如雷击、地震、库房崩塌等重大情况时，可按上述较大灾害抢险步骤进行排除。若险情危及到供水、供电、通信等自身不能处理时，应及时通知有关部门进行抢险工作。

八、非工作时间责任人及责任

落实24小时值班和领导带班制度，确保通信畅通。如双休日、节假日时间出现灾情，值班人员及带班领导为直接救灾责任人，其责任是:

1.迅速拨打电话报警。

2.电话通知单位领导或其它责任人。

3.工作队员接到救助电话应迅速到达指定地点。

4.在不危害人身安全的情况下，阻止灾情。

5.在公安、消防、供电及其它抢险人员到来后，及时指明灾险部位。

6.抢险结束后，报告灾情情况。

九、灾后工作

1.抢救能够补救和修复的档案、资料。

2.将灾害发生原因、造成损失及处理结果迅速上报。

3.根据情况对抢险救灾有功人员进行表彰，对有关事故责任人按有关规定严肃处理。